Investigating fraud is time-consuming and expensive. There's little choice in the matter for some companies, however. Once a fraud is discovered, it's often necessary to investigate the situation to determine who was involved, how the fraud occurred, how much money was lost, and what evidence supports the allegations of fraud.

Preventing fraud is far less expensive. It reduces the amount of money lost to fraud, and should also reduce the need for fraud investigations. Most companies will recover 25% of less of the funds stolen by employees, so it makes sense to attempt to reduce the amount of fraud in the company.



There are three keys to reducing fraud in companies:
Hire the Right Employees
Bringing on the right employees for your company means two things: One is finding people with the right skills and disposition to do well at the company. The other is finding people with an ethical history. Background checks are easy to do and relatively inexpensive. Important parts of the background check include verification of past employment, contact with references, and criminal and civil court checks.

Create Effective Policies and Procedures
The heart of fraud prevention is in a company’s policies and procedures.Proactive fraud prevention procedures are at the heart of internal controls. While compliance with current regulations is important, having substantive controls that actually prevent fraud is even more important.

For maximum effectiveness, a fraud expert needs to be involved in the development of control procedures. Those experienced with fraud are in the best position to recommend the most valuable controls. Remember that effective controls aren't necessarily expensive to create and implement. There are many inexpensive options.

Educate Employees
Studies have found that employees can be the company’s best watchdogs. As you might expect, most employees are generally honest, and they don’t like to see someone else stealing. If management wants employees to help in detecting fraud, they must educate them on what fraud looks like, feels like, and costs.

Most employees haven’t come into contact with fraud on the job, or they just didn’t know that they were in contact with fraud. Provide basic training for all employees to introduce them to the concept of internal fraud, and give them a foundation for on-the-job watchdog duties.

All in all, the cost to implement some basic fraud prevention initiatives in a company can be small, especially when it's compared to the amount of money that could be lost to fraud. The long-term benefits of fraud prevention activities are undeniable, and companies can achieve immediate savings by reducing the risk of fraud.

Tracy L. Coenen, CPA, MBA, CFE performs performs fraud examinations and financial investigations for her company Sequence Inc. Forensic Accounting, and is the author of Essentials of Corporate Fraud.


Selengkapnya...

As a business owner, you should carefully consider the advantages of establishing an employer-sponsored retirement plan. Generally, you're allowed a deduction for contributions you make to an employer-sponsored retirement plan. In return, however, you're required to include certain employees in the plan and to give a portion of the contributions you make to those participating employees. Nevertheless, a retirement plan can provide you with a tax-advantaged method to save funds for your own retirement, while providing your employees with a powerful and appreciated benefit.

Types of Plans



There are several types of retirement plans to choose from, and each type of plan has advantages and disadvantages. This discussion covers the most popular plans. You should also know that the law may permit you to have more than one retirement plan, and with sophisticated planning, a combination of plans might best suit your business's needs.

Profit-sharing Plans

Profit-sharing plans are among the most popular employer-sponsored retirement plans. These straightforward plans allow you, as an employer, to make a contribution that is spread among the plan participants. You are not required to make an annual contribution in any given year. However, contributions must be made on a regular basis.

With a profit-sharing plan, a separate account is established for each plan participant, and contributions are allocated to each participant based on the plan's formula (this formula can be amended from time to time). As with all retirement plans, the contributions must be prudently invested. Each participant's account must also be credited with his or her share of investment income (or loss).

For 2007, no individual is allowed to receive contributions for his or her account that exceed the lesser of 100 percent of his or her earnings for that year or $45,000. Your total deductible contributions to a profit-sharing plan may not exceed 25 percent of the total compensation of all the plan participants in that year. So, if there were four plan participants each earning $50,000, your total deductible contribution to the plan could not exceed $50,000 ($50,000 x 4 = $200,000; $200,000 x 25% = $50,000). (When calculating your deductible contribution, you can only count compensation up to $225,000 (in 2007) for any individual employee.)

401(k) Plans

A type of deferred compensation plan, and now the most popular type of plan by far, the 401(k) plan allows contributions to be funded by the participants themselves, rather than by the employer. Employees elect to forgo a portion of their salary and have it put in the plan instead.

The requirements for 401(k) plans are complicated, and several tests must be met for the plan to remain in force. For example, the higher paid employees' deferral percentage cannot be disproportionate to the rank-and-file's percentage of compensation deferred.

These plans can be extremely expensive to administer, but the employer's contribution cost is generally very small (employers often offer to match employee deferrals as an incentive for employees to participate). Thus, in the long run, 401(k) plans tend to be relatively inexpensive for the employer.

If you don't have any employees (or your spouse is your only employee) a 401(k) plan (an "individual 401(k)" or "solo 401(k)" plan) may be especially attractive, Because you have no employees, you won't need to perform discrimination testing, and your plan will be exempt from the requirements of the Employee Retirement Income Security Act of 1974 (ERISA). You can make a deductible profit-sharing contribution of up to 25% of pay (to $225,000) on your own behalf in 2007, and in addition you can make deductible pre-tax contributions of up to $15,500 in 2007 (plus an additional $5,000 of pre-tax catch-up contributions if you're age 50 or older). However, total annual additions to your account in 2007 can't exceed $45,000 (plus any age-50 catch-up contributions).

Note: Beginning in 2006, a 401(k) plan can let employees designate all or part of their elective deferrals as Roth 401(k) contributions. Roth 401(k) contributions are made on an after-tax basis, just like Roth IRA contributions. Unlike pre-tax contributions to a 401(k) plan, there's no up-front tax benefit--contributions are deducted from pay and transferred to the plan after taxes are calculated. Because taxes have already been paid on these amounts, a distribution of Roth 401(k) contributions is always free from federal income tax. And all earnings on Roth 401(k) contributions are free from federal income tax if received in a "qualified distribution."

Note: 401(k) plans are generally established as part of a profit-sharing plan.

Money Purchase Pension Plans

Money purchase pension plans are similar to profit-sharing plans, but employers are required to make an annual contribution. Participants receive their respective share according to the plan document's formula.

As with profit-sharing plans, money purchase pension plans cap individual contributions at 100 percent of earnings or $45,000 annually (in 2007), while employers are allowed to make deductible contributions up to 25 percent of the total compensation of all plan participants. (To go back to the previous example, the total deductible contribution would again be $50,000: ($50,000 x 4) x 25% = $50,000.)

Like profit-sharing plans, money purchase pension plans are relatively straightforward and inexpensive to maintain. However, they are less popular than profit-sharing or 401(k) plans because of the annual contribution requirement.

Defined Benefit Plans

By far the most sophisticated type of retirement plan, a defined benefit program sets out a formula that defines how much each participant will receive annually after retirement if he or she works until retirement age. This is generally stated as a percentage of pay, and can be as much as 100 percent of final average pay at retirement.

An actuary certifies how much will be required each year to fund the projected retirement payments for all employees. The employer then must make the contribution based on the actuarial determination. In 2007, the maximum annual retirement benefit an individual may receive is $180,000 or 100 percent of final average pay at retirement.

Unlike defined contribution plans, there is no limit on the contribution. The employer's total contribution is based on the projected benefits. Therefore, defined benefit plans potentially offer the largest contribution deduction and the highest retirement benefits to business owners.

SIMPLE IRA Retirement Plans

Actually a sophisticated type of individual retirement account (IRA), the SIMPLE (Savings Incentive Match Plan for Employees) IRA plan allows employees to defer up to $10,500 (for 2007) of annual compensation by contributing it to an IRA. In addition, employees age 50 and over may make an extra "catch-up" contribution of $2,500 for 2007. Employers are required to match deferrals, up to 3 percent of the contributing employee's wages (or make a fixed contribution of 2 percent to the accounts of all participating employees whether or not they defer to the SIMPLE plan).

SIMPLE plans work much like 401(k) plans, but do not have all the testing requirements. So, they're cheaper to maintain. There are several drawbacks, however. First, all contributions are immediately vested, meaning any money contributed by the employer immediately belongs to the employee (employer contributions are usually "earned" over a period of years in other retirement plans). Second, the amount of contributions the highly paid employees (usually the owners) can receive is severely limited compared to other plans. Finally, the employer cannot maintain any other retirement plans. SIMPLE plans cannot be utilized by employers with more than 100 employees.

Other Plans

The above sections are not exhaustive, but represent the most popular plans in use today. Recent tax law changes have given retirement plan professionals new and creative ways to write plan formulas and combine different types of plans, in order to maximize contributions and benefits for higher paid employees.

Finding a Plan That's Right for You

If you are considering a retirement plan for your business, ask a plan professional to help you determine what works best for you and your business needs. The rules regarding employer-sponsored retirement plans are very complex and easy to misinterpret. In addition, even after you've decided on a specific type of plan, you will often have a number of options in terms of how the plan is designed and operated. These options can have a significant and direct impact on the number of employees that have to be covered, the amount of contributions that have to be made, and the way those contributions are allocated (for example, the amount that is allocated to you, as an owner).

Reprinted with permission from The American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Copyright 2007. All rights reserved.

© 2006 The American Institute of Certified Public Accountants.

Views expressed by AICPA employees are expressed for purposes of deliberation, providing member services and other purposes exclusive of practicing public accounting. Views expressed by AICPA staff do not necessarily represent the official views of the AICPA unless otherwise noted. Official AICPA positions are determined through certain specific committee procedures, due process and deliberation.

The information contained in this document, including all instructions, cautions, and regulatory approvals and certifications, is provided by AICPA and has not been independently verified or tested by Dell. All questions or comments relating to such statements or claims should be directed to AICPA


Selengkapnya...

Prosedur dan Jurnal Tutup Buku ini akan menjadi akhir dari accounting cycle, disini akan dibahas secara specific konsep, prosedur dan pengerjaannya step—by—step, hingga mengahsilkan Laporan Keuangan (Profit/Lost Statement & Balance Sheet).

Di artikel sebelumnya (Alur Akuntansi [-baca-]) kita sudah sampai pada pembuatan “Adjusted Trial Balance” yang hasilnya seperti dibawah ini (sekedar mengingat kembali):





Artikel ini adalah lanjutan dari Alur akuntansi (Sorry for a while break), di artikel ini akan dilanjutkan.

Sebelum ke prosedur dan Jurnal Tutup Buku, berikut ini adalah cuplikan percakapan menarik sekaligus menggelitik yang saya extract dari suatu milis, kalau tidak salah ini adalah percakapan antara user suatu “Accounting Software” dengan seorang IT consultant:

Dari : DJ <[EMAIL PROTECTED]> wrote:

Saya lagi bingung dengan istilah posting. Itu maksudnya bagaimana? Kalokartu stok, piutang, dan hutang tidak di dihapus ntar bagaimana dengansaldo awal ? Biasanya kan pada tanggal 1 tiap bulannya diberiketerangan saldo awal, kalo lanjut terus bagaimana pada tanggal 1 bulanberikutnya?

Halo D,

Posting itu bahasa akuntansi yang artinya memasukkan semua jurnal kebuku besar. Hanya saat ini lebih baik langsung dimasukkan secaraotomatis (posting otomatis). Kan setiap akhir bulan, kartu stok, piutang, hutang, jurnal, bukubesar, laba rugi dan neraca ditutup bulan. Jadi pasti saldo awal bulanini adalah saldo akhir bulan lalu. Data kartu stok, piutang, hutang,jurnal, buku besar, laba rugi dan neraca tidak perlu dihapus, agar siuser bisa melihat data yang bulan2 lalu.

Advess
ISV and IT Consultant


Dihapus?”. I don't mean to insult anybody, but it sound ODD to me. Tentu saja “hapus/tidak” bukanlah pilihan (mirip-mirip judul lagu di MTV ya?). Saya rasa pertanyaanya bukan dihapus atau tidak, tetapi “bagaimana prosedurnya yang benar?” :-).


Apa Essensi Tutup Buku?

Arti harfiah “Tutup Buku” mengesankan bahwa pembukuan perusahaan ditutup, apakah berarti buku catatan keuangan perusahan ditutup?.

Concept dasar tutup buku adalah memindahkan "Nominal Accounts" dan "Dividen" ke rekening “Retained Earning (Laba Ditahan)” sehingga diperoleh nilai “Equity (modal)” di akhir periode”.

Tutup buku dimaksudkan untuk:

[-]. Melakukan pemisahan (dikenal dengan istilah “CUT-OFF/PISAH BATAS”) antar periode/tahun buku.

[-]. Menentukan “Laba/Rugi” di akhir periode.

[-]. Memperoleh “Neraca Akhir”

[-]. Memisahkan “Hard Copy” (bukti transaksi) antar periode/tahun buku

Dan setelah tutup buku nantinya diharapkan agar berbagai pihak (yang berkepentingan) dapat:

[-]. Menilai “achievement progress” atau perkembangan pencapaian perusahaan ke arah objective (tujuan) perusahaan (organisasi) yang pada dasarnya adalah “Profit/Laba”.

[-]. Mengetahui kekayaan perusahaan di akhir periode.

[-]. Mengetahui tingkat kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban jangka pendeknya (liquidity) dan jangka panjangnya (solvability), dan rasio keuangan lainnya.

You may questioning “Account apa saja yang disebut sebagai Nominal Account ?

Nominal Account: adalah account-account temporary yang harus ditutup diakhir periode ke rekening “Retained Earning (Laba Ditahan)”, yang meliputi:

- Cost & Expense accounts (Cost & Biaya)
- Income Tax
- Revenue accounts (Pendapatan)

Disamping "Nominal Account", "Dividen" juga harus ditutup.

Dari Penjelasan diatas saya yakin, sudah mulai ada gambaran yang cukup mengenai apa itu tutup buku, dan mungkin sudah mulai ada gambaran bagaimana seharusnya prosedur tutup buku itu?. Anyway, I am handing-this-on right now, read on....


Prosedur dan Jurnal Tutup Buku

Pada dasarnya prosedur tutup buku sederhana saja. Tehnisnya seperti ini:

Step-1: Pisahkan “Nominal Accounts” dengan “Real Account”

Jika kita pisahkan account-account yang ada di trial balance ke dua kelompok di atas maka akan menjadi sebagai berikut:




Step-2: Menutup “Nominal Account” ke “Income Statement (Lap. Laba Rugi)”

Pemindahan nominal account (Revenue/Sales, Cost & Expenses) ke Income Statement dilakukan dengan:

(a). Menutup Cost & Expense ke “Profit/Lost”
(b). Menutup Revenue/Sales ke “Profit/Lost”

Dengan jurnal :




Catatan:
Costs & Expenses ditutup dengan men-debit rekening "Profit/Lost", sedangkan Revenue ditutup dengen meng-credit rekening "Profit/Lost"

Dengan kedua jurnal di atas maka:

[-]. Saldo akhir semua account Cost, Expense, & Revenue akan menjadi 0 (nol).
[-]. Dan membentuk Buku Besar “Profit/Lost”.


Step-3: Membuat “Profit & Lost Statement”

Dari sini “Profit & Lost Statement” sudah sudah bisa di-construct, dan hasilnya akan seperti dibawah ini:




Catatan: Hasil akhirnya masih berupa “Earning Before Tax” = Rp 15,437,500


Step-4: Menghitung “Income Tax”

Dengan “Earning Before Tax” diatas maka “Income Tax " dapat kita hitung (Laba Kena Pajak dibawah Rp 50,000,000 so rate-nya 10%):

Rp 15,437,500 x 10% = Rp 1,543,750


Step-5: Posting “Income Tax”

Income Tax dijurnal dengan:


Catatan:
Jurnal diatas akan membentuk Buku Besar baru yaitu:

Buku Besar “Income Tax” dengan saldo Debit = Rp 1,543,750
Buku Besar “Income Tax Payable” dengan saldo Credit = Rp 1,543,750


Step-5: Menutup Buku Besar "Income Tax" ke "Profit/Lost"

Karena Income Tax juga termasuk account nominal, agar saldo akhirnya juga menjadi nol maka ditutup dengan jurnal:

Setelah Income Tax ditutup ke buku besar "Profit/Lost" maka “Profit & Lost Statement” sudah bisa diconstruct sempurna. Setelah Income Tax dimasukkan, maka Income Statement akhir akan kita peroleh seperti dibawah ini:



Catatan: Setelah rekening-rekening Cost, Expense, Revenue & Income Tax ditutup ke rekening baru "Profit/Lost", maka Buku Besar "Profit/Lost" akan menjadi seperti dibawah ini:




Step-6: Menutup Buku Besar “Profit/Lost” ke “Retained Earning”

Pada akhirnya Buku Besar “Profit/Lost” juga harus kita tutup. Dan “Profit/Lost” ditutup ke “Retained Earning” dengan jurnal:


Catatan:

Pada dasarnya semua nominal account hanyalah tempat persinggahan sementara, yang pada akhirnya ditutup ke Retained Earning (Real Account), itulah sebabnya Nominal Account sering disebut dengan "Temporary Account".

Sekarang semua Nominal Account telah kita tutup

Tetapi masih ada satu rekening yang masih open, yaitu “Dividen” yang dibayarkan kepada pemegang saham sebesar Rp 1,000,000,- dan ini harus ditutup juga.


Step-7: Menutup “Dividen” ke “Retained Earning”

Dividen ditutup dengan jurnal:


Sampai saat ini semua Nominal Account & Dividen telah ditutup, artinya: SEMUA REKENING NOMINAL SUDAH BERSALDO 0 (NOL), tinggal “Real Account” yang masih ada saldonya, karena memang Real Account akan rolled up ke periode berikutnya.

Langkah selanjutnya adalah membuat “Neraca Lajur”.


Step-8: Membuat “Neraca Lajur”

Jika semua buku besar yang masih ada saldo-nya (Real Account) kita masukkan ke dalam “Neraca Lajur” maka hasilnya akan seperti dibawah ini:




Step-9: Membuat Neraca Akhir (31-Dec-2008)

Dari Neraca lajur pada step-8 diatas maka kita sudah bisa mendapatkan “NERACA Per 31 Desember 2008” seperti dibawah ini:


Catatan: (Penting)

Jika ada penyesuaian-penyesuaian, maka perlu dilakukan “Penyesuaian Kembali pada saat menjelang awal tahun buku. Hal ini dimaksudkan agar buku tetap consistent, tetapi karena pokok bahasan ini hanya mengenai penutupan buku, maka hal tersebut tidak saya bahas di artikel ini. Akan saya bahas di artikel yang lain.

Contoh saya buat sesederhana mungkin dengan maksud utama: AGAR SIKLUS BISA DI PAHAMI DENGAN JELAS. There is no way to cover cases allover those “wide-range-industries-and services” in one article :P.

Tetapi jika dipadukan dengan kasus-kasus specific, perlakuan-perlakuan specific, yang sudah dan akan saya tambahkan diposting-posting saya berikutnya, saya yakin siapapun tidak akan mengalami kesulitan untuk construct laporan keuangan.

Even, I made that simple, I know it still sound not easy, izzit?, I know I know…….

But if you try to do your best to understand and follow all the step since the beginning, keep excercising, trust me, it will be more than worth it!, that's why I merely writte this step-by-step guidance. Hopefuly this helps.

Have a bright time!

Selengkapnya...

Karena banyaknya permintaan, dalam posting kali ini saya akan bahas mengenai : Alur Akuntansi, Prosedur dan Jurnal Tutup Buku. Bagaimana Alur Akuntansi sesungguhnya? Apa essence dari sebuah laporan keuang (financial statement)? Apa dan bagaimana essence dari tutup buku? Mengapa perlu tutup buku? Bagaimana prosedur tutup buku? Bagimana jurnalnya? Bagaimana kaitannya dengan Laba? Bagaimana Kaitannya dengan Balance Sheet? Akan dibahas sesaat lagi.



Sesungguhnya ini adalah subject untuk basic accounting, tetapi sangat vital artinya, kunci awal pemahaman akuntansi. Failure on this knowledge, you gonna go to a middle of no where, lost!, Is that worst? Course not, kita masih bisa belajar lagi, belajar sama-sama lagi di sini. Fail and broke is happened just at the point of when saying “I am quit!”, isn’t it?

Saya berharap dengan artikel ini, anda akan memperoleh gambaran yang lebih utuh mengenai alur akuntansi, dari awal hingga ke awal lagi tanpa terputus, memiliki fundament yang cukup dan siap menghadapi kasus akuntansi yang lebih complex. Dan… “Closing Journal Entry Headache No More!” :-)…”ternyata prosedur dan jurnal penutupan buku itu mudah ya…”.


Accounting & Financial Statement Essence

Pembukuan (bookkeeping) dalam scoop yang lebih sempit atau Akuntansi (accounting) dalam scoop yang lebih luas adalah cerminan dari kondisi keuangan suatu aktivitas bisnis (perseorangan maupun badan) yang di administrasikan.

Dengan kalimat sederhana, transaksi-transaksi yang yang dinilai/diukur, di catat, diakui dan di laporkan dalam accounting adalah reflection (=cerminan?) dari aktifitas bisnis itu sendiri. Sehingga, laporan keuangan (financial statement) merupakan instrument untuk menilai kondisi atau mengukur performance (kinerja) suatu bisnis atau usaha dalam scoop yang luas.

Elemen utama dari Laporan Keuangan pada dasarnya ada dua saja yaitu: Laporan Laba/Rugi (Profit & Lost Statement) dan Neraca (Balance Sheet). Sedangkan Laporan Arus Kas (Cash Flow Statement) dan Laporan Perubahan Modal (Equity Statement) hanyalah instrument tambahan, yang even untuk perusahaan yang belum go-public tidak diharuskan. Bukan berarti tidak penting, tentu saja penting untuk menganalisa liquiditas perusahaan dan rasi-rasio lainnya.

LAPORAN LABA/RUGI (Profit & Lost Statement) adalah laporan yang disampaikan oleh pihak management sebagai "Assertion" (bentuk pertanggung jawaban) kepada stakeholder (pemegang saham) atau pemilik mengenai kondisi keuangan pada periode tertentu, yang nantinya akan dijadikan alat untuk menilai kinerja perusahaan untuk menjawab satu pertanyaan utama : “Apakah pada periode ini perusahaan dalam keadaan untung atau rugi?”.

Misalnya:

Laporan Laba/Rugi PT. Margo Mulyo, Periode 01 January s/d 31 December 2007

atau;

Laporan Laba/Rugi PT. Margo Mulyo, Untuk periode yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2007.

adalah laporan yang menunjukkan kinerja perusahaan dari tanggal 01 January hingga 31 Desember 2007.

Basic Equation untuk Profit & Lost Statement adalah seperti dibawah ini:

Profit/Lost = Revenue-COGS-Expenses


NERACA (Balance Sheet) adalah laporan yang menunjukkan posisi keuangan perusahaan pada saat (tanggal) tertentu yang merupakan salah elemen laporan keuangan yang paling penting bagi stakeholder atau pemilik usaha untuk menjawab pertanyaan berikut ini:

Pada saat ini:….(misal: 31 Desember 2007)…

[-]. Berapa kekayaan bersih perusahaan? (Net Asset = Total Asset [minus] Liabilities).

[-]. Berapa tingkat liquiditas perusahaan (kemampuan perusahaan untuk menyelesaikan kewajiban-kewajiban jangka pendeknya)?

[-]. Berapa tingkat solvability perusahaan (kemampuan untuk menyelesaikan kewajiban jangka panjangnya.

[-]. Berapa akumulasi pengembalian investasi perusahaan (ROI=Return Of Investment)

[-}. Berapa akumulasi pengembalian modal (ROC=Return of Capital)

[-]. dan seterusnya…….

Semua pertanyaan tersebut terjawab dengan melakukan analisis terhadap nilai yang tercantum di masing-masing elemen Neraca.

Basic Equation untuk Neraca adalah seperti di bawah ini:

Indonesian Version : Asset = Liabilities + Equity

USA Version : Asset – Liabilities = Net Asset = Equity

Sedanagkan equoation untuk Equity adalah sebagai berikut:

Equity = Capital + Net Retained Earning

Net Retained Earning = Retained Earning + Earning - Dividen


Mana yang lebih menggambarkan Financial Statement Essence?, silahkan interpretasikan masing-masing, bahasa iklannya “Ambil baiknya Saja” (Ku Tau Yang Ku Mahu… Sempraittt…!) :-P


Alur Akuntansi (Accounting Allure)

Secara garis besarnya, jika saya gambarkan dengan diagram sederhana, kurang lebih seperti ini:


Catatan:

Di tahun buku sebelumnya tentu kita ada saldo awal di masing masing-rekening di neraca. Kemudian pada buku periode tahun berjalan akan terjadi activities di rekening-rekening.


Ilustrasi sederhana:

Setelah penutupan buku tahun 2006, Neraca PT. Royal Bali Cemerlang adalah sebagai berikut:

PT. ROYAL BALI CEMERLANG
Balance Sheet
(As Of Per Desember 31st, 2007)

Cash = Rp 1,100,000
Piutang = Rp 2,000,000
Persediaan = Rp 2,000,000
Aktiva Tetap Mesin = Rp 7,000,000
Akumulasi penyusutan Mesin = (Rp 1,000,000)
-----------------------------------------------
Total Asset = Rp 11,100,000
=================================
Liabilities:
Utang = Rp 100,000

(*Net Asset = Rp 11,000,000) <-- Cut it here :-P Equity: Capital = Rp 5,000,000 Retained Earning = Rp 6,000,000 ----------------------------------------------- Total = Rp 11,100,000
=================================

* Jika di summarizeed jadinya:

Total Asset = Rp 11,100,000
Liabilities = (Rp 100,000)
------------------------------
Net Asset = Rp 11,000,000
=====================
Equity = Rp 11,000,000
=====================

Neraca setelah penutupan buku di atas sekaligus akan menjadi Neraca Awal di Tahun 2008.

Step 1: Setelah diperiksa, ditemukan bukti-bukti transaksi di tahun 2008 yang legitimate sebagai berikut:

Dan setelah dilakukan PHYSICAL COUNT lalu hasil phisical count dibandingkan dengan kartu stock, diketahui sisa akhir dari "Raw Material" adalah senilai Rp 2,000,000,-

Step-2: Journal Entry

Bukti-bukti transaksi dicatat dengan jurnal seperti dibawah ini:




Step-3: Memindahkan catatan transaksi ke Buku Besar (General Ledger)

Langkah berikutnya adalah memindahkan jurnal ke Buku besar, sehingga buku besar akan menjadi sebagai berikut:




Step-4: Memindahkan saldo-saldo buku besar ke TRIAL BALANCE (Neraca Percobaan)

Posisi Trial Balance menjadi seperti ini:





Step-5: Adjustment Entry

Selanjutnya lihat apakah ada yang perlu disesuaikan pada rekening ini?, setelah membaca artikel mengenai perolehan Aktiva Tetap di Accounting, Finance & Taxation, ternyata diketahui bahwa biaya angkut mesin seharusnya dikapitalisasi ditambahkan ke dalam perolehan aktiva mesin :-). Tetapi sudah terlanjur masuk ke buku besar, bagaimana?

Disesuaikan dengan memposting jurnal langsung ke General Ledger (buku besar):

[Debit]. Aktiva Tetap Mesin = Rp 500,000
[Credit]. Biaya Angkut = Rp 500,000

Dan atas penambahan perolehan aktiva tetap mesin beban penyusutannya diakui dengan jurnal:
[Debit]. Depreciation = Rp 62,500,-
[Credit]. Accum. Depreciation = Rp 62.500,-
(Life Time 8 tahun = Rp 500,000/8 = Rp 62,500,-)

Jurnal di atas akan membuat Buku Besar keempat rekening di atas akan berubah menjadi seperti dibawah ini:



Catatan:


Saldo Aktiva Tetap Mesin menjadi: Debit = Rp 8,500,000
Saldo Biaya Angkut menjadi Rp 0 (nol)

Saldo Depreciation (Penyusutan) menjadi: Debit = Rp 1,062,500
Saldo Accum. Deprec menjadi: Rp 1,062,500,-


Step-6: Membuat ADJUSTED TRIAL BALANCE

Selanjutnya saldo semua buku besar coba dimasukkan lagi ke ADJUSTED TRIAL BALANCE, dan hasilnya menjadi seperti dibawah ini:


Catatan: Perhatikan angka-angka yang berwarna merah, itu adalah rekening-rekening yang mengalami penyesuaian.

Langkah berikutnya tinggal: PENUTUPAN BUKU.

Tetapi karena keterbatasan space, dengan terpaksa saya penggal sampai di sini dahulu, untuk saya lanjutkan di posting saya berikutnya.

Supaya pemahaman anda tidak terputus, saya encourage anda untuk melanjutkannya di : PROSEDUR & JURNAL TUTUP BUKU [-baca-].

Mengapa?

Karena disana saya akan bahas prosedur penutupan buku, jurnalnya, bagaimana mengconvert Laba (Earning) di Laba/Rugi ke Retained Earning di Neraca, bagaimana menutup account2 nominal (temporary account)... dan lain sebagainya, hingga siap untuk transaksi di periode/tahun buku berikutnya.

So, sampai ketemu di : PROSEDUR & JURNAL TUTUP BUKU (Closing Entry & Its Procedure) don't miss it!

Selengkapnya...

Free Tools & spreadsheet minggu ini adalah: CASH FLOW SPREADSHEET. Spreadsheet ini berfungsi untuk mempercepat proses pembuatan "Cash Flow Report (Laporan Arus Kas)". Spreadsheet ini telah disusun sedemikian rupa sesuai dengan bentuk laporan arus kas yang standard. So, yang belum pernah membuat laporan arus kas-pun, sekarang pasti bisa membuatnya. Tidak ada alasan untuk tidak bisa lagi. Dan bagian terbaiknya, spreadsheet ini telah dilengkapi dengan build-in formula. Anda tinggal memasukkan saldo-saldo dari buku besar, sedangkan urusan hitung-menghitungnya akan diambil alih oleh spreadsheet itu sendiri. Chart account-chart account (rekening-rekening) di dalamnya bebas anda ubah (sesuai dengan tingkat kebutuhan) sebab bagian-bagian ini sengaja tidak dilock. Spreahseet ini saya beri nama "CASH FLOW STATEMENT".



Menggunakan Spreadsheet "Cash Flow Statement"


Cara menggunakannya sangat mudah:

[1]. Isi cell yang berwarna putih saja, selain yang berwarna putih anda tidak perlu isi, karena spreadsheetlah yang akan melakukannya untuk anda.

[2]. Chart account (nama rekening) bebas untuk diubah sesuai dengan kebutuhan anda.

That is it!. Selesai. Laporan Cash Flow anda sudah selesai!


Bentuk Spreadsheet "Cash Flow Statement"

Bentuk dan susunannya, telah saya sesuaikan dengan standard cash flow statement yang ada. Namun demikian, anda boleh mengganti nama rekening sesuai dengan kebutuhan anda. Jika ada nama rekening yang kelihatannya tidak anda kenal (atau tidak anda butuhkan), saya sarankan sebaiknya jangan dihapus (dibiarkan saja nilainya kosong), siapa tahu kapan-kapan anda membutuhkannya.

Nah, bentuknya seperti dibawah ini:





Cara Mendaparkan Spreasheet "Cash Flow Statement"

Kali ini, caranya agak lain dari sebelum-sebelumnya. Dan kali ini saya akan agak strick. Saya ingin memastikan hanya rekan-rekan yang benar-benar membutuhkannyalah yang akan mendapatkannya.

Mengapa ini saya lakukan? Karena saya tidak mau lama-lama storage anda penuh terisi oleh spreadsheet-spreadsheet atau freebies lainnya yang EVEN TIDAK PERNAH ANDA SENTUH. Itu sia-sia, untuk apa memenuhi storage anda dengan sesuatu yang tidak anda butuhkan. Jikapun selama ini, setiap spreadsheet/tools yang saya berikan selalu ada aturan mainnya, karena apapun yang saya buat hanya untuk membantu orang yang benar-benar membutuhkannya.

Okay, caranya:

Saya kasi sebuah Accounting Quiz, tugas anda adalah menjawabnya. Jangan khawatir, pertanyaanya sangat mudah (Itu jika anda serius).

Anda merasa dipersulit?

Come on.... dengan menjawab quiz ini, anda sekaligus berlatih untuk kemajuan anda sendiri, bukan untuk saya.

Anda merasa ini ribet?

Kalau iya, berarti anda tidak benar-benar membutuhkan spreadsheet ini, so untuk apa?

Okay, here is the problem that need you to solve:

Berikan penjelasan bedanya "Cost" dengan "Expense", sertakan contoh nya masing-masing.

Tulis jawaban anda dengan menulis komentar, jangan lupa sertakan e-mail address anda, sekalilagi jangan lupa cantumkan e-mail address anda.
Warning:
Saya mengerti pendapat orang bisa saja sama, tapi cobalah sampaikan pendapat anda sendiri dengan menggunakan bahasa anda sendiri juga, use your own tones.

Quiz ini saya batasi hingga 10 Nopember 2008. Buruan...!

Selamat menjawab quiz, dan dapatkan free spreadsheet Cash Flow Statament.

Selengkapnya...

Membuat Cash Flow Report dengan Direct Method gampang-gampang susah. Gampangnya : tidak perlu berpikir tentang mana yang accrual mana yg cash bases, mana yang cash transaction mana yang non cash, karena data sources kita buku kas semua, sudah pasti cash bases Bukan?. Susahnya : mengkalisifikasikan semua transaksi kas yang lumayan banyak, lumayan memakan waktu. Tapi jika kita lakukan sedikit trick, mungkin pekerjaan itu bisa kita selesaikan lebih cepat. Di artikel ini saya akan kasi trick membuat cash flow report dengan excel, dengan screen shot – screen shot yang saya tampilkan, saya yakin anda bisa mengikutinya dengan mudah.



Seperti sudah dibahas di artikel saya sebelumnya (Tips Membuat Laporan Arus Kas – Direct Method), ada beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu : (1) Mengeleminasi transaksi kas silang, (2) Mengklasifikasikan transaksi ke dalam aktivtas operasi, investasi & pembiayaan dan, (3) Menyusun laporan arus kas.

Dengan menggunakan excel, eliminasi kita lakukan tidak pada langkah pertama melainkan pada langkah ke-dua. Ada beberapa langkah kecil yang harus dilakukan untuk setiap langkah besar tadi.

Langsung saja ke langkah-langkahnya :

Pekerjaan paling lama ada di langkah-langkah awal ini, yaitu mengklasifikasikan semua transaksi ke dalam kelompok aktivitas operasi, investasi & pendanaan. Itu jika anda membuatnya pada saat semua catatan sudah selesai dan laporan arus kas sudah harus selesai. Tetapi jika di set dari awal, dan dilakukan on daily bases, rasanya tidak akan berat.

Buku Kas Bank, mungkin bentuknya seperti ini :

Dan Buku Petty Cash Seperti ini :


Kedua contoh tadi adalah potongan buku kas bank & buku petty cash, yang jika di roll sampai penuh akan jauh-jauh lebih panjang dari itu.

(-) Tambahkan 2 (dua) kolom baru di sebelah kiri kolom “Transaction”, masing-masing beri nama kolom : “Activity” dan “Credit Account”.
(-) Pada kolom “Credit Account” : masukkan lawan rekening dari masing-masing transaksi.
(-) Pada kolom “Activity” masuk salah satu jenis aktivitas yang sesuai diantara ketiga jenis aktifitas ( Operasi, Investasi & Pembiayaan) hingga semua baris terisi.

Buku kas bank akan menjadi seperti ini :


Lakukan hal yang sama pada buku petty cash.

Selanjutnya………………………

(-) Gabungkan buku kas bank dengan buku petty cash dengan meng copy paste saja
(-) Pindahkan Saldo Awal kedua buku tersebut ke atas header
(-) Short by kolom : C (Activity) then by kolom D (Credit Account”)



Jika sudah, maka akan nampak seperti dibawah ini :


Selanjutnya...................

(-) Block work sheet mulai dari header utama (perhatikan screen shoot dibawah)Lakukan subtotal, dengan kondisi : Setiap perubahan pada kolom “Activity” jumlahkan kolom “Amount”. Jangan lupa centang centang kotak “replace current subtotal” dan centang juga kotak “summary below data”.

Jika sudah, maka akan nampak seperti dibawah ini :



Perhatikan : Sekarang masing-masing activity sudah tersubtotal bukan ?


Selanjutnya…………

(-) Block skali lagi seperti yang dilakukan di atas
(-) Lalu subtotal skali lagi dengan kondisi yang berbeda, yaitu : Setiap perubahan pada kolom “Credit Account” jumlahkan lah kolom “Amount. Perhatikan screen shoot dibawah, hilangkan tanda centang pada kotak “replace current subtotal”. Instruksi ini bertujuan agar pengelompokan berdasarkan aktivitas tadi, dipecah-pecah lagi berdasarkan lawan rekeningnya (“credit account”).



Hasilnya akan seperti screen shot dibawah. Perhatikan angka yang berderet di pojok kiri atas ( yang tadinya Cuma angka 1,2,3 saja sekarang menjadi 1,2,3,4,5.

(-) Jika anda klick angka 3, maka anda akan mendapat laporan seperti dibawah ini :
Semua transaksi dikelompokkan menjadi 3 kelompok besar saja, yaitu : Operasi, Investasi & Finance dengan jumlahnya masing-masing tentunya. HEY….!!! Perhatikan kelompok “Silang” yang saya kasih tanda di screen shoot, nilainya jadi nol dengan sendirinya (tanpa perlu di eliminasi) !!!, kenapa ? karena di kas bank bertanda negative sedangkan di petty cash bertanda positif, jika total jadinya 0 (nol) bukan ?.


Wah… tapi koq, masing-masing aktivitas rincian per rekeningnya jadi tidak kelihatan ya ?.

Sekarang.. coba klick angka 4 di pojok kiri atas, maka anda akan memperoleh laporan seperti di bawah ini :

Sekarang Free spreadsheet Cash Flow Statemen telah tersedia. Silahkan baca petunjuk cara mendapatkannya.

Selengkapnya...

Di artikel sebelumnya sudah pernah saya bahas mengenai cara membuat LAPORAN ARUS KAS menggunakan Indirect Method. Pada artikel kali ini akan saya berikan panduan membuat MEMBUAT LAPORAN ARUS KAS DENGAN DIRECT METHOD. Akan saya jelaskan langkah-langkahnya satu persatu hingga menjadi laporan arus kas.



Kilas Balik Laporan Arus Kas Indirect Method

Terus terang saya prefer menggunakan Indirect Method, karena dapat sekaligus mengukur accuracy (akurasi?) Laporan Keuangan secara keseluruhan (Profit & Lost Statement maupun Balance sheet). Tapi bagi yang ingin menggunakan direct method, saya berikan panduannya di artikel ini.

Menggunakan Indirect Method, yang dijadikan sumber data adalah Laporan Laba Rugi dan Neraca. Dengan mengetahui aktivitas tahun berjalan dari kedua laporan tersebut, maka cash flow report dapat dibuat. Untuk lebih detail mengenai langkah-langkahnya silahkan baca kembali : CARA MEMBUAT LAPORAN ARUS KAS [-baca-]


Membuat Laporan Arus Kas dengan Direct Method

Elemen Laporan Arus Kas Direct Method sama saja dengan Indirect method, yang berbeda adalah sumber data dan langkah-langkahnya.

* Sumber Data :
(-) Semua Buku Kas Bank ( Jika ada lebih dari satu bank maka dipakai semua)
(-) Buku Kas Kecil (Petty Cash)


Cara membuatnya sangat sederhana, hanya dengan 4 (empat) langkah saja :

Sebelum masuk ke langkah utamanya, alangkah baiknya jika terlebih dahulu dilakukan pemeriksaan silang antara : Buku Kas Bank, Rekening Koran (Bank Statement), Bonggol Check, dan Buku Kas Kecil. Jika rekonsiliasi bank dan rekonsiliasi petty cash sudah dilaksanakan dengan teratur, persiapan ini bisa di lewatkan saja.

1) Elimiansi (hapuskan) semua transaksi silang antar buku kas.

2) Pada setiap Buku Kas (baik kas bank maupun kas kecil), kalisifikasikan semua jenis pengeluaran dan pemasukan kas ke dalam elemen-elemen laporan arus kas. Masih ingat elemen-elem laporan arus kas ?, yaitu : Aktifitas Operasi , Aktifitas Investasi dan Aktifitas pendanaan. Untuk menentukan transaksi apa saja yang tergolong ke dalam masing-masing aktifitas tersebut, dapat menggunakan panduan berikut :

3) Aktifitas Operasi : Semua transaksi yang terkait dengan operasional utama perusahaan, dengan kata lain: yang tergolong ke dalam aktifitas opersional adalah segala transaksi yang akan masuk ke dalam laporan Laba/Rugi , mulai dari “Pendapatan (revenue)”, “Harga Pokok Penjualan”, sampai dengan “Biaya operasional”.

(-) Aktifitas Investasi : Semua transaksi yang terkait dengan penjualan dan pembelian aktiva tetap, penerimaan kas dari piutang, pengembalian cash advance, pengeluaran kas yang mengakibatkan piutang meningkat, termasuk juga dalam hal ini adalah pemberian cash bon (cash advance), deposit, dan uang muka biaya.

(-) Aktifitas Pendanaan : Transaksi-transaksi yang terkait dengan modal dan kewajiban, yaitu : pengeluaran kas untuk pelunasan utang, penerimaan kas dari hasil utang baru (bank loans & credit loans). Penerimaan atas penjualan saham atau surat berharga lainnya.


4) Setelah terklasifikasi, maka mulailah susun “Laporan Arus Kas” dengan menjumlahkan masing-masing jenis aktivitas yang telah dikelompokkan tadi, menjadi angka tunggal untuk masing-masing jenis aktifitasnya (operasional, investasi dan pendanaan). Sehingga menjadi bentuk laporan arus kas.

Catatan Penting : tidak perlu lagi berpikir tentang eleminiasi atas transaksi-transaksi accrual atau transaksi-transaksi non cash bases, karena penglompokkan ini kita lakukan pada buku kas, jadi sudah pasti semua transaksi di sini adalah menggunakan kas, apapun jenis transaksinya.

Mengenai :

TRICKs Membuat Laporan Arus Kas Dengan Excel yaitu dengan Menggunakan Buku Catatan Kas Berbasis Excel...Akan saya di posting di kesempatan berikutnya. Sekarang juga telah tersedia SPREADSHEET CASH FLOW STATEMENT, silahkan baca petunjuk cara mendapatkannya.

Selengkapnya...